השיקולים בבחירת מרכזייה הינם רבים. הצורך למרכזיה ביתית אינה דומה כלל וכלל לצורך במרכזייה עיסקית ואף גודל ודרישות האירגון יקבעו סט שיקולים שונה.
בעולם טכנולוגי וגלובלי מרכזיית הטלפונים תופסת חלק משמעותי בשיקולי התקשורת של הפרט הפרטי והעסקי מול הכלל.
בארגון עסקי יש לבחון את הקשר של הארגון ללקוחותיו.
באם מדובר על משרד קטן אשר אינו נדרש לשרות ותמיכה עבור לקוחותיו, מספר העובדים במשרד אינו עולה על חמישה וכמות השיחות הינה קטנה אז התשובה היא שאין משרד זה הנחיצות למרכזייה.
משרד זה יכול לעשות שימוש בפתרונות תקשורת רבות וזולות עם קווי חוץ מועטים ובכך לחסוך את עלות המרכזייה הן בהתקנה והן בתחזוקה.
מצד שני, בארגון אשר נדרש לקשר עם לקוחותיו ותמיכה במערכות משרדיות השיקולים הם רבים.
מרכזייה תתן מענה ל:
1. כמות משתמשים גדולה
2. כמות שיחות גדולה
3. ארגון אשר לו מספר שלוחות חיצוניות (עובדים מן הבית, משרדים נוספים בארץ ובחו"ל)
4. מחלקות שונות
5. תמיכה במערכות CRM
6. מוקדי שרות וטלמרקטינג.
7. תכונות טלפוניות מתקדמות
אלו הן מקצת משקולי הארגון בצורך במרכזיית טלפונים.
כיום משרדים קטנים, אף שיכולים להסתדר ללא מרכזייה, מתקינים מרכזיות קטנות וזאת מכיוון שמחירי המרכזיות יורדים משנה לשנה והיתרון בשימוש במרכזיה רב על עלותה.
מכאן אפשר לראות שאף בתים רבים בארץ ובעולם משתמשים במרכזיות טלפונים כאשר מספרים אלו עולים משנה לשנה.
כיום ספקי השרות מאפשרים לארגון ליישם מרכזיית טלפונים וירטואלית, כלומר המרכזייה אינה נמצאת אצלו אלא אצל ספק השרות.
קווי הטלפון הבודדים מוגדרים כ'שלוחות' והם מקבלים את מגוון שרותי המרכזייה.
סוג שרות זה נקרא (Centrex (Central Exchange .
שרות זה ניתן גם בקווים אנלוגים וגם בחיבור IP Centrex) IP) כאשר החיבוריות לספק השרות במצב זה הוא דרך האינטרנט.
למרות היתרונות של סוג שרות זה אין הוא צובר תאוצה ולמעשה ניתן לומר שמירב האירגונים דוחים פתרון זה ומעדיפים מרכזיה פרטית אצלהם.
החשש מנפילת חשמל וניתוק האינטרנט ומכאן להשבתת כלל מערכת הטלפונים אינה מוצדקת (למעשה מדובר יותר בחשש פסיכולוגי) מכיוון ש:
א. נפילות מתח וניתוק האינטרנט הינם לעיתים רחוקות ונדירים מאוד
ב. רוב המרכזיות עובדות על חשמל וללא חשמל מושבתת מן הסתם המרכזיה עצמה (בהסתייגות ממספר מרכזיות אשר מיישמות קו חם ומחברות אוטומטית שלוחה לקו אנלוגי ובכך מאפשרות המשך עבודה ללא תכונות המרכזיה).